NET 5/24

16 www.net-im-web.de 05/24 „Aktives Warten“ hat ein Ende zu dem zu verwendenden Format an die Hand gegeben. Da das PDF-Format von nahezu jedem Empfänger gelesen werden kann, hat sich dieses Format sehr schnell beim Rechnungsaustausch durchgesetzt. Übersehen wurden und werden von vielen Unternehmen die Vorgaben der GoBD bei der Verarbeitung von PDF- Rechnungen. GoBD steht für „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Auf- bewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form“. Dieser langeTitel bezeichnet einen Anwen- dungserlass des Bundesfinanzministeriums. Die GoBD sind eine Weiterentwicklung, Zusammenfassung und Klarstellung der bis dahin gültigen GoBS (Grundsätze ord- nungsmäßiger DV-gestützter Buchfüh- rungssysteme) und den GDPdU (Grund- sätze zumDatenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen). Die GoBD regeln nun in einem einzigen Dokument sehr detailliert, wie mit elektronischen Daten und Belegen umzugehen ist. Mit dem Begriff „Belege“ sind in diesem Zusammenhang nicht nur Rechnungsbelege gemeint. Auch andere Belegarten können steuerrechtlich relevant sein: Auftragsbestätigungen, Lieferscheine oder Abnahmeprotokolle. Diese GoBD schreiben schon seit 2015 die Regeln im Umgang mit ein- gehenden PDF-Rechnungen vor. Das sind die wesentlichen Punkte: • elektronische Archivierung sofort nach Eingang der E-Rechnung; • elektronisch protokollierte Prüfung und Freigabe der E-Rechnung; • automatisierte Zuordnung der E-Rech- nung zu der damit zusammenhängen- den Buchung in einem FiBu-System. Viele Unternehmen sind derzeit noch nicht in der Lage, alle genannten Anforderun- gen umzusetzen. Um diese Vorgaben des Gesetzgebers zu erfüllen, brauchen sie die entsprechend eingerichteten IT-Systeme und die entsprechenden Abläufe beim Rechnungseingang. Notwendige IT-Systeme Um die Anforderungen zu erfüllen, benö- tigen Unternehmen schon heute revisions- sichere Archivsysteme, die sicherstellen, dass dort gespeicherte Belege weder gelöscht noch verändert werden können. Diese Archivsysteme können die Unternehmen auf eigenen Servern einrichten oder sie können die entsprechenden Cloud-Anbie- ter als Dienstleister für die revisionssichere Archivierung nutzen. Wenn die Frage der revisionssi- cheren Archivierung geklärt ist, benötigen die Unternehmen eine Anwendung, die es ermöglicht, den vollständigen Arbeitsablauf (Workflow) zur Prüfung und Freigabe einer E-Rechnung elektronisch zu gestalten und jeden Schritt zu protokollieren. Um das zu erreichen, ist ein Do- kumentenmanagementsystem (DMS) er- forderlich. Das ist eine Softwarelösung, mit der Dokumente verarbeitet, gespeichert und verwaltet werden können. Die besonderen DMS-Lösungen für den Workflow der Rechnungseingangsprüfung bieten den schnellenZugriff auf alle dafür notwendigen Dokumente. Sie bieten so die Möglichkeit zur elektronischen Bearbeitung und Frei- gabe von Rechnungen. Während der Rechnungsprüfung werden alle Prüfungsschritte protokolliert. Es wird festgehalten, wer wann, was und mit welchem Ergebnis geprüft hat. In den meisten Fällen werden die DMS-Systeme so eingerichtet, dass sie eingehende E-Rech- nungen direkt vom entsprechenden E- Mail-Postfach für den Rechnungseingang abholen und sofort in das dafür vorgesehene Archiv „schieben“. Der Rechnungsbeleg verbleibt dann für die gesamte Aufbewah- rungsfrist in diesem Archiv. Zur weiteren Prüfung des Rechnungsbelegs wird dann nicht der Beleg an den zuvor bestimmten Sachbearbeiter weitergeleitet, sondern nur ein entsprechender Link zum archivierten Beleg. Falls noch ein weiterer Sachbearbeiter einen weiteren Prüfschritt zu erledigen hat, wird das DMS diesem auch einen Link zur Verfügung stellen. Diese hier beschriebenen Prüf- abläufe gelten jetzt schon für die noch zu- lässigen PDF-Rechnungen und auch für die später ausschließlich zulässigen „richtigen“ E-Rechnungen indenFormatenZUGFeRD und XRechnung. Zulässige Formate Im bisherigen Sprachgebrauch (auch im deutschen Steuerrecht) war eine E-Rech- nung eine Rechnung, die auf elektronischem Weg übermittelt wurde. Mit den neuen Regelungen des Umsatzsteuergesetzes ist eine E-Rechnung nur dann eine „richtige“ E-Rechnung, wenn es sich um eine Rech- nung in einem zulässigen strukturierten Format handelt. Bei strukturierten Rechnungsfor- matenwerden Informationen einer Rechnung in einer einheitlichenWeise dargestellt. Dazu sind jeweils bestimmte Abschnitte oder Felder für spezifische Informationen vorgesehen, wie z. B. Rechnungsnummer, Rechnungs- datum, Artikelbeschreibungen, Mengen, Preise, Steuersätze. Diese Inhalte werden in beiden Formaten in einem XML-Datensatz dargestellt. Anders als bei bisher üblichen Jochen Treutz Alle Unternehmen sind ab dem 1. Januar 2025 ver- pflichtet, E-Rechnungen in den Formaten ZUGFeRD und XRechnung empfangen zu können. Es bleibt we- nig Zeit für die entsprechenden Systemanpassungen