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17 05/24 www.net-im-web.de „Aktives Warten“ hat ein Ende Rechnungen sind diese E-Rechnungen damit ohne weiteres maschinenlesbar. Fehlerhafte Texterkennungen bei der Entnahme von Rechnungsdaten bei einer PDF-Rechnung oder gescannten Papierbelegen gehören damit der Vergangenheit an. Die zukünftig vorgeschriebenen Formate ZUGFeRD und XRechnung zählen zu den zulässigen strukturierten Rechnungsformaten. Das Format ZUG- FeRD bietet den Vorteil, dass neben dem strukturiertenDatensatz auch der gewohnte PDF-Teil zur Rechnung gehört. Damit kann das ZUGFeRD-Format auch von Empfängern verarbeitet werden, die die Rechnungsdaten noch nicht automatisiert auslesen können. Mögliche Übertragungswege Wie bisher können auch die vorgeschrie- benen E-Rechnungsformate ZUGFeRD und XRechnung weiter über die gewohnten Wege übermittelt bzw. bereitgestellt werden. Das sind beispielsweise: • E-Mail-Versand (als Anhang einer E-Mail); • Webportal des Rechnungserstellers; • Webportal des Rechnungsempfängers; • SFTP-Übermittlung (von Rechner zu Rechner). WelcherWeg jeweils zu verwenden ist, ergibt sich entweder aus den zu treffenden Verein- barungen zwischen den Partnern oder den rechtlichenVorgaben imFall von öffentlichen Auftraggebern. Dabei ist zu beachten, dass es hier von der Zugehörigkeit des Auftraggebers zu einem bestimmten Bundesland oder zum Bund unterschiedliche E-Rechnungsverord- nungen gibt, die zu berücksichtigen sind. Unternehmen sollten schon in einer frühen Phase der Auftragsbearbeitung den späteren Rechnungsaustausch klären. Wann geht es los? Alle Unternehmen sind ab dem 1. Januar 2025 verpflichtet, E-Rechnungen in den Formaten ZUGFeRD und XRechnung empfangen zu können. Ab dem 1. Januar 2027 sind größere Unternehmen (Jahres- umsatz größer als 800.000 €) verpflichtet, ausschließlich E-Rechnungen zu versenden. Ab dem 1. Januar 2028 sind dann auch die kleineren Unternehmen dazu verpflichtet. Es bleibt den Unternehmen wenig Zeit für die entsprechenden Umstellungen und Systemanpassungen. Umsatzsteuermeldung in Echtzeit? Das Ziel der Meldung von umsatzsteuer- lichenTransaktionen an die Finanzverwal- tung ist es, unberechtigte Vorsteuerabzüge zu verhindern. Umdas zu erreichen, werden die Unternehmen verpflichtet, entsprechen- de Transaktionen in Echtzeit zu melden. Der Begriff „Echtzeit“ wird vermutlich bedeuten, dass die Meldung innerhalb von 10 s nach der Transaktion an die Finanz- verwaltung abgegeben wird. Derzeit gibt es noch keine Details dazu, wie die technische Abwicklung dazu auszusehen hat. Ebenso ist noch nicht endgültig geklärt, ab welchem Zeitpunkt diese Meldung tatsächlich ab- gegeben werden muss. Ursprünglich war der 1. Januar 2028 als Startdatum für die Abgabe der umsatzsteuerlichen Meldung in Echtzeit vorgesehen. Automatische Rechnungsverarbeitung Das große Ziel ist es, nicht nur die Vor- gaben des Gesetzgebers rechtzeitig zu er- füllen, sondern die vollständig automati- sierte Rechnungsstellung bzw. vollständig automatisierte Rechnungsverarbeitung zu erreichen. Dazu müssen die notwendigen Voraussetzungen geschaffen werden. Folgende Aufgaben sind dazu abzuarbeiten: • vorhandene IT-Systeme beurteilen und anpassen; • aktuelle Datenqualität beurteilen und anpassen; • aktuelle Prozesse beurteilen und an- passen. Damit Unternehmen eine automatisierte Rechnungsverarbeitung erreichen können, müssen die IT-Systeme auf Datenbestände zugreifen können, die eine Rechnungs- erzeugung bzw. eine Rechnungsprüfung zulassen. Für die Rechnungserzeugung müssen die Kundenstammdaten, die Ar- tikelstammdaten und die Auftragsdaten in entsprechenden Datenbanken verfügbar sein. Aus diesenDatenwird dann einDaten- satz erstellt, der dann zu einer Rechnung im Format ZUGFeRD oder XRechnung wird. Diese ZUGFeRD- oder XRechnung wird dann automatisch auf den für den jeweiligen Kunden hinterlegten Übertra- gungsweg übermittelt bzw. bereitgestellt. Eine notwendige Voraussetzung für die vollständig automatisierte Ver- arbeitung eingehender ZUGFeRD- oder XRechnungen ist, dass die eingehende Rechnung einen Bezug zu einer Bestellung oder einem Vertrag hat, der jeweils in einem IT-System angelegt ist. Anhand der vomRechnungseingangssystemerkannten Zuordnung kann dann die eingehende Rechnung automatisiert geprüft werden. Entsprechen dann die Rechnungsdaten den Bestelldaten und sind auch schon der jeweiligeWareneingang bzw. die Leis- tungsabnahme erfolgt, kann diese Rech- nung zur Zahlungsfreigabe vorgeschlagen werden. Diese Möglichkeit der automati- sierten Rechnungsprüfung wird zu einem erheblichen Zeitgewinn und damit zu einer deutlichenKostensenkung bei Routinerech- nungen führen. So werden sich die Kosten für die Einrichtung der neuen Rechnungs- formate und die Einrichtung neuer Abläufe sehr schnell bezahlt machen. In allen Fällen ist es empfehlenswert, sich zu diesemProjekt die Unterstützung durch entsprechende IT-Dienstleister und Berater zu holen, um Fehler zu vermeiden. Auch Seminare zum Thema „E-Rechnung“ helfen zu erfahren, worauf es bei einem E-Rechnungsprojekt ankommt. www.treuz.de