NET 09/2022

11 www.net-im-web.de 9/22 Vernetzung der Angestellten Seit Frühjahr 2021 ist der Behörden- Messenger bei der Stadt Zirndorf im Einsatz. Rund einhundert Nutzer aus ver- schiedenen Bereichen – Rathaus, Touris- teninformation, Jugendhaus, Feuerwehr, Gärtnerei, Bauhof und Volkshochschule – verwenden die App, Tendenz steigend. Die Mitarbeiter nutzen vor allem die Möglichkeit, Text- und Bildnachrichten einfach und sicher auszutauschen. Das Bibert Bad Zirndorf bildet beispielsweise die Dienstplanung über den Messenger ab. Im Rathaus dient er vor allem als Informationskanal, um die Beamtinnen und Beamten über aktuelle Gescheh- nisse, insbesondere im technischen und EDV-Bereich, zu informieren. Hierbei gewährleistet die Mobile- und Desk- top-App in Verbindung mit Gruppen- Chats eine optimale Erreichbarkeit von Kolleginnen und Kollegen – egal ob im Büro, im Homeoffice oder mobil. So lassen sich kurzfristige Besprechungen via Videotelefonie oder -konferenz or- ganisieren oder wichtige Informationen als Text-, Bild- oder Sprachnachrichten schnell und zuverlässig an die Betroffenen übermitteln. Der Chat-Verlauf bleibt auch beim Wechsel des Endgeräts komplett bestehen. Drittsystemanbindung über Chat-Bot Die vorbereitete API-Anbindung des Messengers bildet ein zentrales Szenario der Stadtverwaltung ab: Denn für mehr als tausend Dienste im EDV-Bereich hat die Stadt Zirndorf dasMonitoring-System PRTG von Paessler im Einsatz. Via API- Schnittstelle werden Warnmeldungen über Ausfälle sofort an die verantwort- lichenMitarbeiter gesendet. Dabei dient ein Chat-Bot als „Übermittler“ sowohl von Störungen als auch von deren erfolg- reicher Behebung und der Meldung, dass die Dienste wieder verfügbar sind. In gemeinsamer Zusammenarbeit zwischen Teamwire und der EDV-Abteilung der Stadt Zirndorf hat man eine individuelle Lösung entwickelt: Dazu wurde eine EDV-Notfallgruppe erstellt, die aus den jeweiligen Mitarbeitern und dem Chat- Bot besteht. Dieser ist mit einer regelba- sierten Abfrage programmiert, so dass er bei der Eingabe eines definierten Ereig- nisses ein passwortgeschütztes Formular in einer eigens dafür programmierten Software ansteuert. Dies wiederum sorgt dafür, dass alle Mitarbeiter in der Gruppe „EDV-Notfall“ in Echtzeit benachrichtigt werden, um dem Problem nachzugehen. Fazit Die Messenger-App läuft sowohl auf dienstlichen Geräten als auch über ver- schlüsselte App-Container auf privaten Smartphones, wenn die Mitarbeitenden über kein Dienstgerät verfügen. „Die berufliche Kommunikation erfolgt jedoch ausschließlich über den Messenger“, er- klärt der IT-Leiter. „Denn imAdressbuch sind immer genau die richtigen Ansprech- partner zu finden.“ Die sichere Abtren- nung der Behördenkommunikation vom privatenMessaging sorgt für eine optimale Einhaltung von Datenschutzvorgaben. Heute läuft die Kommunikation der Stadt Zirndorf DSGVO-konform, komfortabel und schnell. Das Ziel, alle Mitarbeiter unabhängig von ihrem Arbeitsort mitei- nander zu vernetzen, ist erreicht worden. In Zukunft werden sich die IT-Verant- wortlichenmehr mit der Automatisierung von Arbeitsprozessen unter Einsatz von Chat-Bots beschäftigen. Darauf sollten Behörden und Verwaltungen bei der Messenger-Wahl achten: • Ein deutscher Anbieter sollte die Daten in einem ISO-27001-zertifizierten Rechenzentrum hosten und eine komplette Verschlüsselung garantieren, um DSGVO-Konformität, Datensouveränität und Datensicherheit zu gewährleisten. • Ausschließlich die EDV-Verantwortlichen oder der IT-Administrator sollte die Hoheit über die Nutzerverwal- tung haben, damit individuelle Compliance-Anforderungen für Behörden eingehalten und Sicherheitslücken ausgeschlossen werden. • Für eine effektivere Zusammenarbeit von autarken Behörden – sowohl innerhalb einer Kommune oder Gemeinde als auch mit externen äquivalenten Institutionen anderer Städte oder mit Sicherheitsbehörden – sollte eine übergreifende Kommunikation möglich sein. • Über offene API-Schnittstellen sollten sich Drittsysteme bidirektional anbinden lassen, um den Infor- mationsaustausch zu vereinfachen und bislang manuelle Prozesse (z.B. Vor-Ort-Notizen, Scannen von Ausweisdokumenten usw.) gezielt zu automatisieren. Richard Lippmann Nach einem kurzen Onboarding-Prozess ließ sich die Messaging App für jede Nutzerin und jeden Nut- zer direkt im App- bzw. Playstore der jeweiligen mobilen Anbieter herunterladen und installieren Bei einem Technikausfall ist es erforderlich, einen abgekoppelten Kanal nutzen zu können Behörden-Kommunikation leicht gemacht