NET 09/2022

13 www.net-im-web.de 9/22 Automatisierung von MS Teams Natürlich lohnen sich Governance-Lösun- gen erst ab einer bestimmten Anzahl von Teams. Die Anzahl der Teams im Unter- nehmen liegt bei 56%derTeilnehmer unter 200 Teams und ist damit an der Grenze dessen, was manuell verwaltbar erscheint. Ein kleiner Teil mit 7 % scheint in der Mitte bei 201 bis 500 Teams angesiedelt zu sein. Bei 37 % der Unternehmen gibt es über 500Teams. Auffällig ist hier die hohe Anzahl bei mehr als 1.000 Teams (Bild 1). Es steht zu vermuten, dass diese Unternehmen, die keinen System-Support für die Verwaltung nutzen, einen hohenVer- waltungsaufwand in der IT haben. Es kann auch sein, dass sich die Unternehmen noch nicht so stark mit der Verwaltung auseinan- dergesetzt haben bzw. viele Unternehmen noch keine Verwaltungsprobleme erkennen können. Dies könnte an den noch jungen oder auch ungeplanten „Einführungspro- zessen“ während der Pandemie liegen. Nur 14 % der Unternehmen ver- wendet ein Governance-Tool. Das könnte daran liegen, dass ein Governance-Tool mit zusätzlichen Kosten verbunden ist und viele Unternehmen nicht bereit sind, noch mehr Geld auszugeben. In 11 % der Unterneh- men wurde extra Zeit und Arbeit investiert, um mithilfe von PowerShell Verwaltungs- aspekte zu organisieren. Die kleine Zahl lässt sich damit erklären, dass nicht viele Unternehmen die Ressourcen haben, um sich intensiv in PowerShell einzuarbeiten oder die Möglichkeit den Unternehmen nicht bekannt ist. Ein ähnliches Bild zeigt die Frage nach Nutzungsberichten. Fast 70 % haben noch nie einen Nutzungsbericht erstellt und analysiert, d.h. fast 70 % haben keinen Überblick über bestehendeTeams undwissen dementsprechend auch nicht, obHandlungs- bedarf in der Verwaltung besteht (Bild 2). Fazit Die meisten Unternehmen, die an dieser Studie teilgenommen haben, nutzen MS Dies alles macht deutlich, dass derzeit viele Unternehmen noch kein klares Gover- nance-Konzept für das Management von MS Teams haben. Es fehlen noch Vorstel- lungen zum Life-Cycle-Management und klare Regeln für die Erstellung oder Lö- schung von nicht mehr benötigtenTeams. Ebenso mangelhaft ist die Bereitstellung von Vorlagen, um eine klare Informations- architektur zu unterstützen. Neben der damit verbundenen zunehmenden Unübersichtlichkeit der Plattformen und dem wachsenden Auf- wand der Anwender für das Suchen und Ablegen von Dokumenten steigt auch der Aufwand für die Verwaltung der Plattform in der IT. Der Verwaltungsaufwand für Routineaufgaben ist bei der Mehrheit der Teilnehmer mit zwei bis fünf Stunden je Woche bzw. mehr als fünf Stunden sehr hoch. Es gilt, die Balance zwischen Regulierung und Freiheit zu finden, um MS Teams zu einem Erfolgsprojekt zu machen. Die Administration kann durch automatisierte Prozesse vereinfacht und der Aufwand deutlich minimiert wer- den. Der Markt bietet dazu bereits einige hilfreiche Tools und Lösungen, die aber noch zu wenig genutzt werden oder den Administratoren noch gänzlich unbekannt sind. www.stuttgarter-sharepointforum.de Teams erst seit der Corona-Pandemie bzw. kurz vorher und haben die Plattform in weniger als einem halben Jahr eingeführt. Der Schwerpunkt der genutzten Teams-Arten liegt bei Projekt- und Ab- teilungs-Teams. Auch Organisations- und Management-Teams sind vertreten. Stan- dardmäßig bestehen dieTeams aus ca. sechs bis zehnMitgliedern, und der Großteil der User ist im Schnitt in bis zu zehn Teams Mitglied. Es gibt einenTeil an Ausreißern, die in über 25 Teams sind. Die Dateiablage und gemeinsame Dokumentennutzung ist noch nicht in vielen Unternehmen etabliert, d.h., viele User wenden diese Funktionen der ge- meinsamen Kollaboration nicht an. Trotz der guten Akzeptanz gibt es auch einige erste Problemgebiete, die Zahl der Problemgebiete steigt erwartungsgemäß mit Nutzungsdauer und Intensität. Insbe- sondere der imLaufe der Nutzungszeit ent- stehende Wildwuchs scheint zunehmend für die Unternehmen problematisch zu werden. Auffällig ist dabei die Zusammen- arbeit mit Externen, die von der Mehrheit der Befragten als problematisch genannt wurde. Die weiteren Probleme ergeben sich durch zu viele Teams, ein fehlendes Bewusstsein für den Kommunikations- kanal und den fehlenden Überblick der Mitarbeiter über ihre Teams und Dateien bzw. Nachrichten. Bild 2: Die Verwaltung von MS Teams scheint noch kein großes Thema zu sein. Fast 70 % der Teilnehmer haben keinen Überblick über bestehende Teams und wissen auch nicht, ob Handlungsbedarf in der Verwaltung besteht