NET 09/2022

www.net-im-web.de 9 9/22 KOMMUN I K AT I ONSMANAGEMENT Jennifer Köhler Der Einsatz von portablen Medien wie Laptops und Smartphones bei Behörden und in kommunalen Verwaltungen steigt stetig, ebenso die Nutzung von digitalen und mobilen Kommunikationslösungen. Es ist nicht verwunderlich, dass Beamtinnen und Beamte dabei unbedarft auf private Messaging Apps wie Whatsapp & Co. zurück- greifen, um sich effizient und reibungslos auszutauschen. Das Problem: Messaging Apps für den Privatgebrauch zählen im Behördenumfeld zu einer sog. Schatten-IT und bieten aufgrund von erheblichen Schwächen hin- sichtlich Datenschutz, Sicherheit, Administration, Integration und Support eine große Angriffsfläche für Cyberangriffe. Für die IT-Ab- teilung der Stadt Zirndorf stand daher außer Frage, stattdessen auf eine DSGVO-konforme Kommuni- kationslösung zu setzen. Behörden-Kommunikation leicht gemacht Stadt Zirndorf nutzt DSGVO-konformen Behörden-Messenger Jennifer Köhler ist freie Redakteurin aus Dresden für die Teamwire GmbH Mit Inkrafttreten der Datenschutzgrundver- ordnung (DSGVO) im Jahr 2018 wurde allen Unternehmen und Behörden ein fundamentaler Si- cherheitsstandard auferlegt. Vor allem im kommunikativen Austausch müssen Datenschutz, Datensicherheit undDaten- souveränität gewährleistet sein. Für den IT-Verantwortlichen der Stadt Zirndorf im Landkreis Fürth war dies der Anlass, sich mit der Frage auseinanderzusetzen: Wie kommunizieren die rund dreihun- dert Mitarbeiter der Stadtverwaltung eigentlich? Rund zwei Drittel der Be- legschaft war damals vorrangig im Büro tätig, während die übrigen Angestellten zumeist mobil im Stadtgebiet unterwegs waren. Statt der vermuteten E-Mail-Kom- munikation, die zu der Zeit aufgrund des VPN-Zugangs nur im Büro zum Einsatz kommen konnte, wurde außerhalb des Rathauses – insbesondere im Außen- dienst – via Whatsapp kommuniziert. Die Mitarbeiter machten Fotos vor Ort, versandten diese und erstellten verschiede- ne Gruppen, um sich schnell und simpel auszutauschen. Richard Lippmann, IT- Leiter bei der Stadt Zirndorf, erinnert sich und sagt: „Die mobile Kommunikation viaWhatsapp entsprach leider nicht mehr den gesetzlichen Anforderungen. Eine DSGVO-konforme, sichere und für die Nutzer attraktive Lösung musste her.“ Passende Kommunikationslösung Nach ersten erfolglosen Anläufen – dem Versuch einer selbstständigen Entwick- lung eines Messengers auf Open-Source- In Zirndorf profitieren die Stadtverwaltung im Rathaus sowie Bauhof, Touristeninformation, Volkshochschule bis hin zur Feuerwehr von einer einfachen und sicheren Kommunikation mit dem Teamwire-Messenger (Bild: Teamwire)