28 www.net-im-web.de 04/2026 Vorteile von Cloud Telefonie für den Mittelstand Web-Oberfläche einrichten“, erklärt Lukas Schäfer. „Das ist wichtig, weil ein Anruf zum Beispiel für einen Immobilienmakler einen vier- bis fünfstelligen Wert haben kann.“ Zudem können mehrere Firmenstandorte und auch Remote-Arbeitsplätze unkompliziert eingebunden werden – Mitarbeitende sind dann auch außerhalb des Büros unter ihrer Festnetznummer erreichbar. Unternehmen, die auf klassische Telefonanlagen verzichten und eine Cloud-Telefonanlage einsetzen, haben zudem den Vorteil, dass sie nicht mehr in teure Hardware investieren müssen. Zudem entfällt bei cloudbasierten Anlagen die Wartung – das senkt die Kosten nochmals. Doch auch mit klassischen Hardware-Anlagen können Unternehmen die Vorteile digitaler Telefonie nutzen: Mit Hilfe eines SIP-Trunks als Middleware lassen sich VoIP-fähige Anlagen (Voice Over IP) auch nach der ISDN-Abschaltung nutzen und Anrufe per Internet durchführen. „Der SIPTrunk ist die ideale Brücke für Betriebe, die ihre bestehende Hardware-Infrastruktur behalten, aber von den günstigen Tarifen der IP-Telefonie profitieren wollen“, bekräftigt Schäfer. ALL-IP-Migration vollziehen Die Migration hin zu ALL-IP und CloudTelefonie ist für Mittelstands-Unternehmen mit nur wenig Aufwand verbunden, wenn sie strukturiert erfolgt. Der Experte empfiehlt hierfür einen Sechs-Schritte-Plan: Bedarfsanalyse & Assessment: Welche Anschlüsse und Funktionen werden im Team wirklich benötigt? Technische Planung: Prüfen, ob InternetBandbreite und Router für IP-Telefonie geeignet sind. Rufnummern-Management: Portierung beim Altanbieter anstoßen und Übergangslösungen für durchgängige Erreichbarkeit einplanen. Konfiguration: Endgeräte (IP-Telefone, Softphones, ggf. Microsoft Teams) anbinden und intern kommunizieren. Rollout: Cloud-Telefonanlage, Rufgruppen, Weiterleitungen und Mailboxen oder KI-Assistenten per Weboberfläche einrichten. Live-Betrieb & Optimierung: Testläufe durchführen, Erreichbarkeit prüfen und Feinjustierungen vornehmen. Wahl des Anbieters Anbieter für Cloud-Telefonie gibt es am Markt einige. Bei der Auswahl sollten KMU darauf achten, dass der Dienstleister eine gewisse Historie am Markt hat und eine transparente Preisstruktur bietet. Praktisch sind auch kurze Vertragslaufzeiten, also Monats- statt Jahresverträge. Features wie die Einbindung von Microsoft Teams sollten zudem per Account und nicht per Rufnummer bezahlt werden, damit KMU auch hier nicht mehr bezahlen als erforderlich. Der große Vorteil einer Verbindung zwischen Teams und der Cloud-Telefonanlage ist, dass Teams auf allen Endgeräten wie ein Softphone verwendet werden kann und die Grundfunktionen der Telefonanlage beibehalten werden. So profitiert man beispielsweise von Voice Menüs, Rufgruppen oder einem flexiblen zeitgesteuerten Routing. Ausfallsicherheit und DSGVO In Sachen Ausfallsicherheit spielen CloudTelefonanlagen ihre Stärke aus, erklärt Lukas Schäfer: „Cloud-Lösungen sind per se ausfallsicher, weil Rechenzentren sehr gut gesichert und gewartet sind und sie im Zweifel über Notstromaggregate und Georedundanzen verfügen. Sollte die Internetleitung zum Haus unterbrochen werden – zum Beispiel bei Bauarbeiten –, können kleinere und mittlere Unternehmen schnell eine Backup-Internetleitung einrichten und auf Mobile Daten umschwenken. Nicht zuletzt spielen Datenschutz und Datensicherheit eine große Rolle. Deshalb sollten KMU auf Lösungen setzen, die Datenhaltung und Datenspeicherung auf Servern in Deutschland garantieren. „Dann ist die DSGVO in weiten Teilen bereits eingehalten“, weiß Lukas Schäfer. „Zusätzlich sollten Unternehmen darauf achten, dass die Signalisierung und Medienströme mit gängigen Standards wie SIP-TLS und SRTP verschlüsselt werden können, um Gespräche vor unbefugtem Zugriff zu schützen.“ www.fonial.de Checkliste: Die passende Cloud-Telefonanlage finden 1. IST-Analyse: Bedarf klären (SIP-Trunk oder Cloud-PBX) und Einsatzszenarien für das Team definieren 2. Technische Basis: Internet-Bandbreite prüfen und Router-Kompatibilität sicherstellen 3. Funktionsumfang & Integrationen: Basisfunktionen (Rufgruppen, IVR, Warteschleifen) festlegen und Bedarf für Microsoft-Teams-Anbindung prüfen 4. Hardware-Check: Vorhandene IP-Telefone nutzen neue Hardware anschaffen 5. Rufnummern & Portierungsplanung: Zeitplan beim Altanbieter klären und Übergangslösungen für durchgehende Erreichbarkeit nutzen 6. Service-Level & Einrichtung: Zwischen Self-Service (DIY) oder geführter Erst-Einrichtung wählen 7. Preisgestaltung & Flexibilität: Auf sekundengenaue Abrechnung, flexible Vertragslaufzeiten und modulare Tarife achten 8. Sicherheit & Verfügbarkeit: Redundante deutsche Rechenzentren und Standard-Verschlüsselung (TLS/SRTP) voraussetzen 9. Onboarding & Administration: Schnelle Einsatzbereitschaft durch Online-Hilfe, Einrichtungsassistenten und zentrale Rollenverwaltung sicherstellen 10. Vertrauen & Markt-Check: Nutzererfahrungen aus ähnlichen Branchen prüfen und auf persönlichen Support achten
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